大学生協事業連合様は、「協同互助の精神に基づき、全国大学生活協同組合連合会と連携し、大学生活協同組合の協同事業の中心として事業活動ならびに各種活動を行なって会員事業の発展を図り、会員組合員の生活の文化的経済的改善向上を図ること」を目的とした組織です。

全国の大学191会員(2022年4月1日現在)、 185大学生協、6インターカレッジコープが大学生協事業連合へ加入しております。155 万人の学生・院生、教職員が組合員となり、充実した快適なキャンパスライフを支援する組織として全国各地で大学生活協同組合が設立され、組合員に様々なサービスを提供しております。

今回は食堂業務で利用されている食堂システムの更新にあたり、現状の課題整理ならびに大学生協事業連合様が考える「新食堂システムで実現したいこと」に対応できるパートナーを探しておられました。

システム切替の経緯をお聞かせください。

2020年より現行システムの刷新を検討していました。しかし、学生食堂というニッチな業界のシステムであったため、大手を含む様々なベンダーに相談しましたが、予算が合わない、パッケージでは大学生協の運用に合わないなど、検討が進まない状況でした。

そんな中、給食業界に特化したシステムを開発するソフトムの紹介を受け、提案依頼を行ったところ、快く受け入れていただけました。学生食堂というニッチな領域のシステムですが、新食堂システムに関する共通の価値観と食堂業務の理解度を考慮して、開発をソフトムに依頼しました。

新食堂システムの特徴をお聞かせください。

1大学の敷地内に複数の学生食堂があり、全国で約500か所の学生食堂が利用するシステムです。元々、大学生活協同組合は各地区で運営していた組織であるため、地区ごとに別のシステムで運用していました。今回の目的の一つに、システム統合があり、ソフトムとは要件定義から業務分析を行いました。

地区ごとの異なる運用をどのように統合するか、各地区担当と話し合いを重ね、よりシンプルで合理的な運用となるよう見直しを行いました。ソフトムからは給食業界の豊富なノウハウをもとに、大学生協での運用シミュレーション（複数の運用案の提案とメリット、デメリット）のアドバイスをいただき、一緒に最適な運用となるよう議論を重ねました。

学生食堂システムは、調理や食事提供を行うスタッフが日々利用するシステムですので、シンプルな操作性、運用面での配慮を特に重視しました。これらの点も考慮し、画面デザインの設計、キーファクターの見える化、操作性の向上を図りました。

また旧システムでは、事業連合が各学生食堂のデータを確認するためには、学生食堂ごとのIDでログインし直して作業する必要がありました。メニューデザイナーＮＥＸＴでは、ログインIDごとに担当施設（学生食堂）が複数選択でき、データの確認ができるため非常に効率的になりました。

新食堂システムの開発時に工夫、改善された点を聞かせてください。

まずは要件定義を行い、業務フローの確認、Fit＆Gapの確認、開発範囲（スコープ）の決定、スケジュール、事業連合、ソフトムのプロジェクトメンバー体制などを決定しました。業務を意識したシステム仕様、使いやすさを重視した画面、データの処理速度を考慮し、ソフトムに開発してもらいました。

システム利用者が500名と多く、わかりやすい画面、操作性、システム教育が必要であることから、ソフトムには動画マニュアルを作成いただき、誰もがいつでも簡単に動画マニュアルを確認できる環境を用意しました。

メニューデザイナーNEXTは多くの機能があり、様々な給食業務を網羅できております。学生食堂では、システム利用者のパソコンスキルレベルが異なります。そのため、必要なシステム機能のみ利用でき、運用をシンプルにしました。システムでは数値入力が大半を占めるため、キーボードのみで操作できる画面となっています。

また、運用の明確化、システム開発プロジェクトの分担を明確にしたこともシステム移行のポイントでした。定期的なミーティングをソフトムと行い、同時開発が進んでいる他プロジェクトに関わる課題や運用上の課題を共有し、ともに解決策を見つけることができました。ソフトムと課題の認識を合わせたことがプロジェクト成功につながった一つのポイントであると考えます。

新食堂システムの運用開始後についてお聞かせください

システム切替時は最も緊張する瞬間であります。運用ベースのテストシナリオを基に、受入テストを行ったことで、特にトラブルなくスムーズにシステム移行ができました。

500店舗の発注データを毎日作成するのですが、以前のシステムでは30分弱かかっていたところ、メニューデザイナーNEXTでは数分で完了し、驚いています。利用店舗数も多く、特定日に同時処理を行うため、システム負荷が大きいと考えておりましたが、問題なく稼働しております。

稼働後も、毎月ソフトムとシステム定例会を開催し、課題・リスク管理や500店舗のシステム利用状況などを共有いただいています。システム利用者が多いため、様々な要望等の話が出てきますが、定期的に情報共有をすることで、安心してシステムを利用できています。

また、ソフトムの運用保守対応から得られた諸課題に対して、追加の提案をいただいております。長く使用するシステムですので、運用が変わったときでもすぐに相談・対応していただけることは、非常に心強いです。

今後とも大学食堂業務の良きビジネスパートナーとしてソフトムに期待しております。